De l’envoi des invitations à l’accueil le jour J : réussir la gestion des inscrits à mon événement

Souvent sous-estimée, la gestion des participants à un événement commence dès l’envoi de vos invitations. Que ce soit à l’occasion d’un salon, d’un séminaire, d’une conférence, d’un congrès ou de tout autre type d’événement présentiel, distanciel ou hybride, elle constitue le premier point de contact entre votre audience et vous.

Le duo gagnant : la diffusion d’invitations & la gestion des inscriptions

Mise en contexte. Ça y est, la communication de votre événement est prête, vos visuels sont finalisés, il ne manque plus qu’à diffuser vos invitations… Et c’est ici que le casse-tête commence. Comment optimiser mes différents envois ? Quid de ma liste d’invités ? Comment récolter et traiter les réponses à mes mails de façon optimale ?

Comme pour toute stratégie, celle relative à la gestion de vos participants commence par la définition de vos besoins. Vous pourrez alors vous tourner vers la solution la plus adaptée à votre projet. Chez Mediactive Solutions, nous vous recommandons l’utilisation d’une plateforme événementielle. Elle vous permettra non seulement de centraliser la gestion, l’automatisation et la personnalisation de vos invitations et inscriptions, mais aussi de réduire la taille et le nombre d’emails envoyés. En effet, vous pourrez segmenter vos communications en quelques clics : seuls les participants n’ayant pas répondu à l’invitation seront relancés et seuls les participants inscrits recevront votre rappel en amont du jour J.

Voici une liste exhaustive des éléments sur lesquels nous vous recommandons de miser, afin de réussir à gérer votre liste d’inscrits et optimiser votre temps :

• La configuration de votre formulaire : jouez la carte de la personnalisation ! Que ce soit sur le fond (contenu du questionnaire) ou sur la forme (ajout de votre logo, de vos couleurs), le formulaire d’inscription à votre événement est le sas d’entrée de votre audience. L’enjeu est donc double ; faire bonne impression, tout en optimisant le contenu de la page afin de récolter des réponses qui matchent aux feedbacks attendus. Veillez à opter pour un outil qui soit à la hauteur de l’échelle de votre événement ; certaines solutions vous permettent par exemple de proposer du multi-sessions à vos invités, de gérer les capacités d’entrée (jauges) et même de construire des segments autour des réponses reçues.
• L’import massif de participants : vous avez une liste pré-définie de participants à inscrire à votre événement ? Pas de panique. Plutôt que de tout faire manuellement, gagnez du temps et optez pour une solution vous permettant d’importer vos contacts. À l’aide d’un fichier contenant des champs personnalisés, vous pourrez ainsi placer vos participants dans les différents segments et sessions, si tel est le cas, en seulement quelques clics.
• La diffusion d’emails personnalisés : nous y sommes. Votre formulaire est configuré, votre liste de participants est importée… Il ne manque plus qu’à appuyer sur “envoyer”. Mais avant, veillez à configurer votre mail d’invitation à votre image ; votre contenu, votre design, votre ADN. Choisissez une solution qui vous permette de gérer vos relances et vos comptes-rendus sur une plateforme unique, que vous pourrez vous approprier simplement.
• La mise en place d’une billetterie : une autre tâche qui peut paraître fastidieuse et qui incombe pourtant beaucoup d’événements, notamment grands publics. Donner la possibilité à vos participants d’acheter un billet en ligne, de recevoir un reçu par mail et une facture à télécharger, c’est la base. Mais avec le bon outil, vous pourrez également suivre les transactions, effectuer des remboursements si besoin et surtout, personnaliser l’interface d’achat et gérer des codes promos !
• La sécurité avant tout : privilégiez l’utilisation d’un SSO (Single Signed-On) afin que vos participants puissent s’inscrire, mais aussi se connecter à votre événement (dans le cas où il aurait lieu à distance) de façon totalement sécurisée, via leur connexion d’entreprise, sans identifiant requis.

Les avantages des différents points cités ci-dessus sont nombreux : gain de temps, communication plus ciblée, gestion de votre projet affinée. Maintenant que vous êtes prêt(e)s pour une gestion post-événement optimale, quid du jour J ?

Le contrôle d’accès : pour une gestion des entrées fluide le jour J

Le grand jour est arrivé, tout est prêt, il ne manque plus que vos invités. Et après avoir interagi avec vos différentes communications en ligne, leur entrée à votre événement marquera le premier contact direct avec vous. Mais faire du contrôle d’accès, ce n’est pas seulement scanner des QR codes à l’accueil. Focus sur les différents points à ne pas négliger pour une gestion des flux fluide et des feedbacks pertinents :

• La génération de badges sur-mesures et personnalisés, que ce soit pour vos participants, exposants ou partenaires. Définissez le format souhaité en fonction des impératifs de votre projet (papier, cartonné, dématérialisé…) et assurez-vous que les badges soient bien transmis à vos participants par mail, en amont – ou, les échéant, qu’ils aient reçu le document PDF leur permettant de les retirer à l’accueil lors de votre événement.
• L’installation et la configuration d’appareils de scan : indispensables pour pouvoir être efficace le jour J ! Privilégiez un système de contrôle d’accès simple à prendre en main et compatible avec vos autres potentiels outils de gestion d’événement (billetterie, paiement…).
• Un rapport des contrôles en temps réel. Enregistrez et comptabilisez les mouvements de vos invités, que ce soit au niveau de l’accueil (entrées/sorties) ou sur des espaces spécifiques (sessions thématiques, ateliers ou encore conférences, par exemple). Cela vous permettra non seulement d’avoir un rendu très précis sur votre nombre de participants, mais aussi de détecter de potentielles anomalies ou tentatives d’accès non autorisées. Avec un rapport des contrôles détaillé, vous pourrez également bénéficier de statistiques fines sur vos participants, par typologie d’événement ou encore secteur géographique.

Vous l’aurez compris, le contrôle d’accès occupe une place centrale dans une stratégie événementielle. Que ce soit pour vos participants (la fameuse « première impression » !) ou pour vous (la récolte de feedbacks !), optimiser cette partie de votre projet est primordial.

Heureusement, des professionnels du secteur sont prêts à vous accompagner pour mener à bien votre événement.

Mediactive Solutions, le catalogue qui vous ressemble

Avec Mediactive Solutions, concentrez-vous sur l’essentiel en choisissant la ou les solution(s) qui correspondent à votre besoin : vous optimiserez vos dépenses et gagnerez un temps considérable dans la gestion de votre événement ! Évidemment, tous les points abordés ci-dessus sont couverts par nos soins. Notre équipe d’experts vous accompagne pas à pas dans l’élaboration de votre projet et est à vos côtés pour vous conseiller.