Les points clés d’une réunion
Une périodicité correcte
trouver le rythme qui vous convient est essentiel non seulement au bon fonctionnement d’une réunion, mais aussi à l’accomplissement de vos objectifs. Pour vous aider à éviter le fameux syndrôme de la réunionite, n’hésitez pas à établir des ordres du jour clairs en amont, à inviter uniquement les personnes essentielles au projet, ou encore, par exemple, à définir un horaire de fin (et à vous y tenir).
Une organisation claire
En fonction de l’ampleur de votre réunion, n’hésitez pas à vous équiper d’outils pour gérer les inscriptions et attester de la présence de vos participants. L’émargement digital ou le scan de QR code vous permettront de simplifier les tâches administratives liées à la gestion des présences, mais aussi de garder une trace de vos réunions.
Des outils adaptés à vos besoins
Il existe des outils vous permettant de simplifier la vie de vos équipes – et de leur donner envie de vous rejoindre lors de vos réunions. Parcours d’inscription, accès au programme du jour, à la visioconférence et aux interactivités, que ce soit sur mobile ou ordinateur… Vos réunions n’auront jamais été aussi claires et efficaces !
De l’interactivité
Libérez la parole de vos équipes grâce à l’utilisation de modules interactifs. Proposer des sondages, votes, questionnaires ou encore quiz, que ce soit de façon anonyme ou identifiée, vous permettra de casser les codes des réunions descendantes et optimisera les feedbacks de vos collaborateurs. Tout le monde est gagnant !
Du networking
Que serait une réunion sans networking ? Favorisez les échanges entre vos équipes grâce à des one-to-one entre vos participants, que ce soit au sein d’un chat ou d’un module de visioconférence. Créer des sous-groupes de travail lors de vos réunions hebdomadaires fluidifie l’émergence d’idées et participe, aussi, à libérer la parole !
Des rapports d’efficacité
Après chaque réunion, évaluez le taux d’efficacité en rédigeant, par exemple, des comptes-rendus à partager entre les participants. Cela permettra à vos collaborateurs d’être sur une base commune. Fixez-vous des échéances à respecter jusqu’à votre prochain point et n’hésitez pas à ajuster la structure ou la fréquence de vos réunions !